Voor bedrijven is het zo snel en probleemloos mogelijk ontvangen van betalingen voor verkochte goederen en diensten cruciaal, zowel voor de dagelijkse bedrijfsvoering als voor de groei van het bedrijf.
Klanten zijn echter niet altijd even netjes. Vaak betalen zij (veel) te laat. Iets waarmee met name kleine en middelgrote ondernemingen worden geconfronteerd.
Factormaatschappij Factris zet de meest voorkomende problemen op een rijtje en geeft advies over waar u op moet letten bij het factureren en het vaststellen van betalingstermijnen, om tijdige afwikkeling te garanderen en misverstanden te voorkomen.
Geavanceerd zoeken naar informatie
Voordat u uw diensten aan een bepaalde klant levert, is het belangrijk om diens bedrijfsgeschiedenis en solvabiliteit te achterhalen. Wij adviseren om gratis databases te checken, te bekijken of het bedrijf een eigen website heeft, de sociale media van het bedrijf te bekijken en indien relevant recensies te lezen. Dit zal helpen duidelijk krijgen of het bedrijf zijn verplichtingen op tijd nakomt of wellicht soms in gebreke blijft. Hebt u er de financiële middelen voor, dan is het mogelijk om informatie op te vragen bij kredietbureaus of om de jaarrekening van de klant op te vragen en deze te grondig te checken.
Het is belangrijk om te kijken hoe facturatie en betaling geregeld is in het land waar de klant actief is en welke wetten daarop van toepassing zijn. In sommige landen is er duidelijke wetgeving inzake facturatie en is helder wat de consequenties zijn in geval van beëindiging van het contract of niet-betaling van facturen.
De activiteiten van bedrijven binnen de Europese Unie (EU) zijn strikt gereguleerd, dus het geschil wordt beslecht in overeenstemming met de wettelijke normen. Als de koper zich buiten de EU bevindt, kan dit proces aanzienlijk ingewikkelder zijn.
Het is ook nuttig om te kijken naar de nuances binnen de sector. Neem bijvoorbeeld de transportsector: welke begeleidende documenten gebruikt de klant (CMR, vrachtbrieven, etc.) en hoe goed en compleet zijn die opgesteld?
Duidelijke betalingsvoorwaarden
Bij het opstellen van het contract en de voorwaarden is het belangrijk om de termijn te specificeren waarbinnen de klant moet betalen. Het is belangrijk dat de betalingstermijn op de factuur staat, evenals de mogelijke gevolgen in geval van te late betaling.
Deze informatie kan het beste van tevoren worden afgesproken en beschreven in het contract met de opdrachtgever. Dit verkleint de kans op misverstanden en te late betalingen.
Factureer regelmatig
Door een helder facturatieschema op te stellen verkleint u de kans dat afnemers te laat betalen. Het is raadzaam om facturen wekelijks of maandelijks op dezelfde dag naar klanten te sturen, zodat zij eraan wennen op die momenten facturen te ontvangen.
Volgsysteem
Voor kleine bedrijven met meerdere klanten is het nog prima mogelijk om debiteuren te beheren in een eenvoudige spreadsheet. Naarmate het bedrijf groeit wordt het belangrijker om een volgsysteem voor factuurbetalingen te hebben. Er zijn veel facturatietools die een snelle en gestructureerde boekhouding, facturatie en betaling mogelijk maken. Deze diensten worden ook aangeboden door bedrijven die factoringdiensten aanbieden.
In de regel vinden er meerdere telefoontjes en/of e-mailverkeer plaats tussen het bedrijf en de klant inzake het betalingsproces. Het is raadzaam om al deze communicatie veilig te bewaren, zodat er geen details verloren gaan en er geen geschillen kunnen ontstaan over de betaling van de factuur.
Handig en flexibel
Maak het de klant gemakkelijk om de rekening te betalen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden online te betalen met één klik op een link die u stuurt.
Ook raden wij aan om de klant diverse opties te geven om een betaling uit te voeren. Dit geldt vooral voor bedrijven die leveren aan buitenlandse klanten. Het is bijvoorbeeld gunstig om betalingen in vreemde valuta te accepteren, waardoor de klant tijd bespaart om de valuta om te rekenen voordat hij de betaling uitvoert.