Als ondernemer staat u soms voor de lastige taak om klanten te herinneren aan openstaande facturen. Hoewel het soms ingewikkeld kan zijn om een betalingsherinnering te sturen, is het belangrijk voor de gezondheid van uw cashflow en de financiële stabiliteit van uw bedrijf. In deze blog bespreken we wat een betalingsherinnering is, wanneer u deze verstuurt, wat erin moet staan, welke betaaltermijn u hanteert, en hoe u ervoor kunt zorgen dat u geen betalingsherinneringen meer hoeft te sturen.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering aan uw klant waarin u vriendelijk aangeeft dat de factuur nog niet is betaald. Het doel van een betalingsherinnering is om de klant eraan te herinneren dat er nog een openstaand bedrag is en om hen aan te moedigen dit binnen een bepaalde termijn te betalen. Het is een handig hulpmiddel, zonder meteen harde maatregelen te hoeven nemen.

Wanneer verstuurt u een betalingsherinnering?

Het versturen van een betalingsherinnering doet u na het verstrijken van de vastgestelde betalingstermijn van de factuur. Hoewel u dit zelf kunt bepalen, is het raadzaam om niet te lang te wachten. De meeste ondernemers sturen een betalingsherinnering drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Wacht niet te lang, want hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat deze wordt betaald. Een effectieve aanpak is om een herinnering te versturen zodra de betalingstermijn is verstreken en eventueel een aanmaning te sturen als de betaling daarna nog steeds uitblijft.

Wat moet erin een betalingsherinnering staan?

Een betalingsherinnering moet vriendelijk en duidelijk zijn. Vermeld in ieder geval de volgende gegevens:

  • Het factuurnummer van de openstaande factuur.
  • Het openstaande factuurbedrag.
  • Uw bankrekeningnummer.
  • De vervaldatum van de factuur.
  • Een nieuwe betaaltermijn (bijvoorbeeld zeven dagen).

Daarnaast is het handig om een kopie van de originele factuur mee te sturen om verwarring te voorkomen. Geef ook duidelijk aan binnen welke termijn u de betaling verwacht. Een termijn van zeven dagen is gebruikelijk voor een eerste herinnering.

De betaaltermijn van een betalingsherinnering

Bij het versturen van een betalingsherinnering bent u vrij om de betaaltermijn zelf te bepalen, zolang deze redelijk is. Meest gebruikte termijnen zijn vijf, zeven of tien dagen. Het is niet realistisch om te verwachten dat de factuur op dezelfde of de volgende dag wordt betaald. Zorg ervoor dat de betaaltermijn duidelijk in de herinnering vermeld staat, zodat de klant weet wanneer de betaling uiterlijk moet plaatsvinden.

De oplossing om betalingsherinneringen te voorkomen

Het versturen van betalingsherinneringen kost tijd en kan de relatie met uw klant onder druk zetten. Een effectieve manier om betalingsherinneringen te voorkomen, is door gebruik te maken van factoring. Factoring is een financieringsvorm waarbij u openstaande facturen verkoopt aan een factoringmaatschappij. Deze factuur wordt dan binnen 24 uur betaald.

Met factoring verbetert u direct uw cashflow en heeft u meer financiële stabiliteit. Bovendien neemt het factoringbedrijf het risico van niet-betalende klanten over en zorgt het voor het debiteurenbeheer. Dit betekent dat u meer tijd kunt besteden aan uw onderneming en relatiebeheer, zonder u zorgen te maken over openstaande facturen.

Wilt u meer weten over factoring of heeft u interesse om factoring toe te passen in uw onderneming? Neem gerust contact op met een lokale Factris vertegenwoordiger.

Focus op de groei van uw bedrijf

Zet uw onbetaalde facturen om in werkkapitaal

This site is registered on wpml.org as a development site. Switch to a production site key to remove this banner.