Het is als ondernemer ambetant als u vaak lang moet wachten op de betaling van verzonden facturen. Toch komt het helaas meer dan eens voor dat het erg lang duurt voordat de betalende partij zijn plicht voldoet. Maar wat doet u eigenlijk als uw factuur helemaal niet wordt betaald? Hoe kunt u het beste omgaan met wanbetalers? En op welke manier kunt u de klant zo goed mogelijk op een vriendelijke, maar dringende manier verzoeken om de factuur te betalen? We geven u een aantal tips in deze blog!
Stap 1: stuur een eerste herinnering
Is de betaaltermijn van uw verzonden factuur inmiddels verstreken, maar heeft u uw geld nog niet ontvangen? De eerste stap die u in zo’n geval kunt zetten, is het versturen van een korte e-mail. Het kan natuurlijk zo zijn dat de klant de factuur door bepaalde omstandigheden over het hoofd heeft gezien – dat kan de beste overkomen. Hou het in deze eerste betalingsherinnering dan ook te allen tijde vriendelijk. Door een korte, vriendelijke mail op te stellen, waarin u op een neutrale toon vraagt om de factuur zo spoedig mogelijk te betalen, biedt u de klant de mogelijkheid om zijn of haar fout te herstellen. We raden aan om in deze eerste herinneringsmail een betaaltermijn van 7 dagen te hanteren.
Stap 2: neem telefonisch contact op
Is ook de betaaltermijn van 7 dagen uit de eerste betalingsherinnering verstreken, maar is de factuur nog steeds niet betaald? Dan raden we aan om ditmaal telefonisch contact met de klant op te nemen. Hoewel het natuurlijk erg frustrerend kan zijn dat de betaling zo lang op zich laat wachten, adviseren we om ook tijdens dit gesprek te allen tijde beleefd te blijven. Door op een vriendelijke manier het gesprek in te gaan, vergroot u de kans dat de factuur snel betaald wordt. Vraag tijdens het gesprek waarom het betalen van de factuur zo lang op zich laat wachten. Bij het afsluiten van het telefoongesprek raden we aan om opnieuw een betaalafspraak te maken met een termijn van 7 dagen.
Stap 3: stuur een tweede herinnering (aanmaning)
Mocht de betaling ook na het telefonische contact uitblijven, wordt het tijd om een laatste betalingsherinnering (aanmaning) te sturen. U kunt deze aanmaning per mail versturen, maar u kunt kiezen om hierbij een officiële aanmaning per post te verzenden. Geef in de aanmaning duidelijk aan om welke specifieke factuur het gaat en wanneer deze betaald had moeten zijn, om hierin verwarring in de kiem te smoren. Blijf ook in de aanmaning altijd beleefd, maar geef wel duidelijk aan dat er verdere stappen ondernomen zullen worden als de betaling nog langer op zich laat wachten. Wat hierin de eerstvolgende stap is? Het inschakelen van een incassobureau.
Stap 4: schakel een incassobureau in
Als uw verschillende betalingsherinneringen via de mail en telefoon geen baat hebben gehad, wordt het tijd voor het laatste redmiddel: het inschakelen van een incassobureau. Let hierbij wel op: de kosten voor deze incassobureaus kunnen per bureau verschillen. Vaak wordt er door incassobureaus gewerkt op basis van ‘no cure, no pay’. Dit houdt in dat het bureau pas betaald wordt als er daadwerkelijk een oplossing voor de niet-betaalde factuur wordt gevonden. Dit is echter niet bij elk bureau het geval. Let hierbij dus goed op, anders kunnen de kosten voor het incassobureau hoog oplopen.
Stap 5: onderneem juridische stappen
Komt u er ook met behulp van een incassobureau niet met de klant uit? Dan zit er helaas niets anders op dan naar de rechter te stappen. Hiervoor is het belangrijk dat u een zakelijke rechtsbijstandverzekering hebt, om op deze manier een advocaat in te kunnen huren.
Hierna zal de klant een dagvaarding ontvangen, waarmee u de klant voor de rechter daagt. In deze dagvaarding staat specifiek vermeld om welk te betalen bedrag het gaat en levert u bewijs voor hetgeen waarvoor u de klant voor de rechter daagt, inclusief de eerder genomen stappen die u hierbij hebt ondernomen.
Hoe voorkomt u dat uw factuur niet wordt betaald?
Wanneer u vaak lang op de betaling van verzonden facturen zit te wachten of wanneer deze zelfs helemaal niet worden betaald, ligt dit in de meeste gevallen buiten uw eigen macht. Toch kunt u zelf ook een aantal dingen ondernemen om te voorkomen dat uw factuur niet wordt betaald.
Verbeteren van uw eigen facturatieproces
Zit u meestal lang te wachten tot uw facturen betaald worden? Dan is het goed om eens te kijken naar uw eigen facturatieproces. Neem hierbij bijvoorbeeld de facturen eens goed onder de loep. Hoe zien deze eruit? Zijn ze eigenlijk wel duidelijk genoeg? Ook de communicatie met de klant is hierin erg belangrijk. Hoe verloopt dat eigenlijk? Kunnen daar nog aspecten in verbeterd worden? Wanneer u uw eigen facturatieproces tot in de puntjes hebt geoptimaliseerd, zult u zien dat toekomstige betalingen sneller gedaan worden. Toch hebt u dit natuurlijk niet helemaal zelf in de hand. Meestal ligt het probleem namelijk niet aan uw kant, maar aan de kant van de betalende partij. Is er op zo’n moment dan helemaal niets meer dat u aan uw kant kunt doen om het geld van de desbetreffende facturen te ontvangen en zo het werkkapitaal te verbeteren? Jawel, met factoring, bijvoorbeeld.
Factoring
Zit u steeds vaker lang te wachten tot een klant zijn of haar factuur betaalt? In zo’n geval biedt factoring de oplossing voor uw situatie. Maar wat is factoring en hoe werkt factoring eigenlijk?
Factoring draait om het verkopen van facturen aan een factor, waarna deze ervoor het desbetreffende bedrag voorschiet. Deze alternatieve financieringswijze wordt door steeds meer ondernemers gebruikt. Bij Factris kunt u uw geld al binnen 24 uur op uw rekening verwachten, waardoor u niet langer afhankelijk bent van de betaaltermijn van de klant. Over het algemeen geldt er voor iedere verzonden factuur een betalingstermijn van 30 tot 90 dagen, die met factoring dus voorgoed verleden tijd is. Bovendien neemt Factris na de overname van de factuur de verdere financiële afhandeling met de klant voor haar rekening. Hierdoor hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het innen van het desbetreffende bedrag bij de klant.